PROFESI SEKRETARIS YANG
PROFESIONAL DAN BERORIENTASI GLOBAL
Oleh : Zein Bastian )*
ABSTRAK
Profesi sekretaris sudah dikenal dalam dunia usaha
disetiap perkantoran sekretaris sangat dibutuhkan untuk menangani arsip, urusan
skeduling, surat menyurat, urusan administrasi
kantor sampai urusan pribadi pimpinan. Sekretaris haruslah profesional
dimana mereka mampu berperan sebagai asisten bagian administrasi, sekretaris
eksekutif ataupun manajer kantor karena mereka memiliki keterampilan yang prima
dan juga berorientasi global daripada fokus pada tugas kerja rutin yang telah
ditetapkan. Selain memiliki keterampilan dasar yang sempurna (skill) para pimpinan menginginkan
sekretarisnya mempunyai attitude yang baik pula, memiliki pengetahuan yang luas
dan kreatif serta memiliki pemahaman yang tepat akan pekerjaannya. Pentingnya
peran sekretaris di setiap perusahaan membuat seorang sekretaris harus terus
meningkatkan kemampuannya untuk tetap bisa berperan terus menjadi tangan kanan
pimpinan, Public Relations dan segala aspek yang berkenaan dengan tugasnya
dalam membantu pimpinannya menjalankan roda perusahaan agar perusahaan tetap
bisa berjalan dengan baik di dunia bisnis yang semakin sengit persaingannya.
PENDAHULUAN
Pada era
ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para manajer butuh
dukungan yang besar dari para bawahannya untuk mengontrol sistem yang baru.
Para pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet
kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagai
penyeimbang terhadap berbagai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan
teknologi. Sedangkan kondisi dari para pengusaha pada saat ini mereka
harus menghadapi berbagai tantangan dan
persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Kondisi demikian membuat para
pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan
profesional. Era globalisasi informasi yang diwarnai dengan kemajuan teknologi informasi dimana hal ini berpengaruh terhadap orang-orang
yang menggeluti profesi sebagai sekretaris, pengaruh dari era ini sangat besar terhadap peran dan fungsi
sekretaris dimana mereka harus menyesuaikan diri dan memperluas
wawasan. fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para
manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada
tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf
didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris
pun akan menghadapi tantangan yang berat. Peran-peran sekretaris konvensional yang bersifat
administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan oleh
perangkat teknologi informasi. Oleh karena itu tingkat kompetensi sekretaris menjadi mutlak untuk
ditingkatkan sebagai
pendukung kinerja para pimpinan perusahaan.
DEFINISI
SEKRETARIS
Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu secretum
yang artinya rahasia. Dalam Bahasa Belanda yaitu secretares, dalam
Bahasa Perancis disebut secretaire, sedangkan dalam Bahasa Inggris
disebut secretary yang berasal dari kata secret yang berarti
rahasia. Sesuai dengan asalnya, Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi
kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya dalam arti
rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para
pegawai.
Pengertian
sekretaris dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas menyatakan bahwa
Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung.
Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan
perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari
atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan
pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah
wanita http://id.wikipedia.org
Sekretaris menurut H. W Fowler dan F. G
Fowler yang dikutip oleh Nani Nuraeni dalam buku Sekretaris Professional
mengemukakan bahwa
Sekretaris adalah orang yang bekerja pada
orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan
masalah-masalah lainnya; Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan
korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan
perusahaannya.; Menteri yang mengepalai kantor pemerintahan,
menteri di Amerika Serikat dan Vatikan.(2008:2)
Menurut C. L Barnhart, yang dikutip oleh
Nani Nuraeni dalam buku Sekretaris Professional menyatakan bahwa
Sekretaris adalah seorang yang melakukan
korespondensi, memelihara warkat dan lainnya untuk perorangan atau organisasi;
Seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan
tertentu; .Sebuah meja dan rak buku diatasnya. .(2008:2)
yang dimaksud warkat sendiri menurut The
Liang Gie yang dikutip oleh Nani Nuraeni dalam buku Sekretaris Professional
menyatakan warkat adalah setiap catatan tertulis, bergambar atau terekam yang
berisi keterangan tentang suatu peristiwa atau hal yang dibuat orang untuk
membantu ingatan (contohnya buku, surat, arsip, dan kuitansi) .(2008:2)
Pengertian sekretaris Menurut Louis C.
Nahassy dan William Selden seperti yang dikutip oleh Sutarto dalam buku
Sekretaris dan tatawarkat menyatakan
“Secretary is an office employee who has a more
responsible position than a stenographer and whose duties usually include
taking and transcribing dictation; dealing with the public by answering the
telephone, meeting callers, and making appointment ; and maintaining or filing records, letters, etc, A secretary
frequently acts as an administrative assistant or Junior executive”.
Sekretaris
adalah:“Seorang pegawai kantor
yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang stenographer
dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan
dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat
perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan
lain-lain. Seorang sekretaris
sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.”
(1997:4).
Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
Pengertian
Sekretaris Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano yang dikutip oleh Ursulla Ernawati dalm buku Pedoman lengkap
Kesekretarisan mengemukakan
a secretary is a professional as a professional you
may want to perform the many and varied responsibilities of secretarial work
with competence, confidence, and style
Seorang Sekretaris adalah seorang professional,
sebagai seorang professional sekretaris diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas
kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian
(2004:1)
Professional
Secretaries International (PSI) :
“ A secretary shall be defined as an executive
assistant who possesses a mastery of office skills, demonstrates the ability to
assume responsibility without direction or supervision exercises initiative and
judgement and makes decisions within the scope of assigned authority”
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang
memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung
jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta
mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya. (2004:2)
Berdasarkan uraian diatas mengenai sekretaris, maka secara umum
sekretaris adalah seorang karyawan atau pegawai yang diangkat oleh pimpinannya
sebagai pembantu pribadinya tetapi tidak hanya sekedar pembantu pimpinan saja
ia juga dapat mengerjakan tugas-tugas, pekerjaan kantor, memegang rahasia
perusahaan dan tanggung jawab yang tinggi di
kantor atau perusahaan, karena dianggap dapat dipercaya dalam
mengerjakan tugas-tugas pimpinan, dimana pimpinan tersebut memiliki tugas dan tanggung jawab yang besar
dalam memimpin dan mengelola organisasi atau perusahaan dari mengurus
perjanjian , administrasi, mengatur rapat hingga korespondensi. Semua tugas pimpinan tersebut akan menjadi
maksimal jika ada seorang sekretaris yang mendampinginya
Macam-macam Sekretaris Berdasarkan ruang lingkup dan
tanggung jawab
Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab
sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu:
1. Sekretaris eksekutif
Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai
manajer karena secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif
yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan
sekretaris untuk satu unit organisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris
jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris
yayasan, dan lain-lain.
2. Sekretaris pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran
untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam
pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan
tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan. Seorang sekretaris pribadi harus
selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya sendiri,
baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, kelebihan dan kekurangan pimpinan.
Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung
jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status
kepegawaiannya.
Macam-macam Sekretaris
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya
macam sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu:
1. Sekretaris senior
Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak
pengalaman yang mantap, dapat berdiri sendiri dalam mengatasi masalah yang
timbul di dalam pelaksanaan tugasnya.
2. Sekretaris junior
Sekretaris junior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau
baru bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari
pendidikan sekretaris. Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan bimbingan
dari seorang sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman.
Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu
pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting
artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan
sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
1.
Menerima tamu
2.
Menerima telepon
3.
Mengambil dikte dan melatinkan
4.
Menyimpan surat
Untuk itu
seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang
sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan
misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga
bantuan hukum. Seorang
sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk
menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya
dalam batas-batas kedinasan.
Pada dasarnya tugas-tugas sekretaris meliputi :
1. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan oleh
sekretaris setiap harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan atau tanpa
menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan.
Tugas ini meliputi:
a.
Membuka
surat.masuk untuk pimpinan
b.
Menerima
dikte.
d.
Menerima
dan melayani telepon serta menelpon.
e.
Menata
arsip/surat.
f.
Menyusun
dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)
g.
Mengurus
dan mengendalikan surat
h.
Menyiapkan
pembuatan laporan
i.
Menyusun
dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
j.
Mengelola
kas kecil
k.
Menjaga
kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja
2. Tugas-tugas khusus
Tugas-tugas ini tidak selalu setiap hari
dilaksanakan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan bila diperintahkan
langsung/ instruksi khusus oleh pimpinan kepada sekretaris dengan
penyelesaiannya secara khusus. Jadi yang dimaksud tugas disini adalah pekerjaan
yang hanya kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya
dan adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia
perusahaan.juga pimpinan beranggapan
bahwa untuk tugas tertentu sekretaris dianggap sudah menguasai sehingga
pimpinan memberikan kepercayaan kepada sekeretaris untuk menyelesaikan tugas
tersebut Tugas ini meliputi:
a. Menyiapkan rapat dan membuat notulen
b. Mengonsep surat perjanjian kerjasama
dengan relasi atau instansi luar.
c. Menyusun surat rahasia (confidential).
d. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan (
pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai
mencatat pengeluaran biaya perjalanan dinas )
f. Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan
g. Mengurus masalah dengan bank
h. Mendatangi perusahaan lain atau instansi
pemerintahuntuk mencari informasi atau menyampaikan informasi
i.
Pembelian
kado atau cindera matauntuk klien pada even-even tertentu.
3. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan,
antara lain:
a. Membetulkan letak atau posisi alat tulis
pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
b. Bertindak sebagai penghubung untuk
meneruskan informasi kepada relasi.
c. Mewakili seseorang menerima sumbangan
untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau
asuransi dari suatu badan atau instansi.
e. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang
muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
f. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai
pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
g. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor,
mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan
alat-alat dan sarana kantor.
4. Tugas Sosial
b. Mengatur penyelenggaraan resepsi
untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
c. Menyampaikan ucapan selamat atau
menyatakan bela sungkawa kepada relasi atas nama pimpinan
5. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash
(uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:
a. Menangani urusan keuangan pimpinan
di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek,
pengambilan uang dari Bank.
b. Membayar rekening-rekening, pajak,
sumbangan dana atas nama pimpinan.
c. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari
untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
6. Tugas Resepsionis
Tugas
sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
a. Menerima dan menjawab telepon serta
mencatat pesan-pesan lewat telepon.
b. Menerima tamu yang akan bertemu dengan
pimpinan.
c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
d. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
7. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin
dilakukan oleh sekretaris meliputi:
b. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan
karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain
yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
c. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal:
brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi
atau pertemuan.
8. Tugas sekretaris dalam Business Meeting
(pertemuan bisnis)
Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini
terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa
informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang
baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk
mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
9. Tugas kreatif
Tugas atas prakarsa sendiri sendiri yakni tanpa
diminta oleh pimpinan, tugas ini hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu
tidaknya sesuatu dikerjakan sehingga dapt membantu, meringankan beban pekerjaan
pimpinan tugas kreatif meliputi
a. Membuat perencanaan kerja
b. Mempelajari pengetahuan tentang bank
c. Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil
d. Pemantapan kepribadian
e. Efisinsi kerja
f. Pengembangan diri sekretaris dengan mengikuti seminar, pelatihan ataupun
kursus yang menunjang pekerjaan
g. Mengirmkan bunga atau surat ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang
memperoleh promosi jabatan
h. Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris
i.
Membuat kliping iklan atau artikel yang
dibutuhkan perusahaan
j.
Mengumpulkan brosur, pricelist dari
berbagai macam pameran yang berguna bagi perusahaan
k. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio
visual ( alat bantu peraga)
l.
Memahami dan mempelajari organisasi, peraturan/ keadaan organisasi, product knowledge, budaya
perusahaan tempat bekerja
Tanggung Jawab Sekretaris
Selain sekretaris bertanggung jawab atas
pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal
Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih
berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima
dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:
a. Mempermudah dan memperlancar kerja
pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor
pimpinan secara jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja antara
kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada
pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka
panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif
untuk perbaikan perusahaan.
2. Internal
Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya
pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja
perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui
aktivitas:
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk
keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental)
yang mendukung kelancaran kerja.
c.
Mendukung penciptaan budaya
kerja yang positif.
d.
Membantu menciptakan “kelompok
informal positif” di lingkungan perusahaan.
3. Networking
Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan
dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya
adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan
mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh
kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam
mengembangkan citra perusahaan.
4. Tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan .
Dalam peran aktifnya membantu kelancaran
tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris,
walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah
tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai
perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis
dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Fungsi
Sekretaris dibutuhkan oleh setiap pimpinan untuk
meringankan tugas pimpinan terutama tugas rutin dan operasional agar pimpinan
dapat berkonsentrasi dan fokus terhadap tugas manjerialnya, pada dasarnya
fungsi sekretaris adalah
1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan juga sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
2. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan
manajemen, sebagai pusat dokumentasi dan menangani informasi untuk pimpinan
3. Sebagai alat komunikasi organisasi /
perusahaan menjadi jembatan penghubung
Peranan Sekretaris
Pada dasarnya setiap sekretaris mempunyai
peranan yang sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan.
Dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan
dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain,
juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Adapun peranan sekretaris adalah
sebagai berikut:
1. Sekretaris sebagai duta.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta
yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya
haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan
masyarakat tersebut.
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu
gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu,
untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk
ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin
bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih
dahulu.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga
perusahaan.
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku
selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi
perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya;
membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.
4. Sekretaris sebagai humas.
Sekretaris sebagai penghubung antara
perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui
telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris
haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan
perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri
sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan
apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik
dengan seseorang atau lembaga lain.
Sekretaris
Profesional
Sekretaris perlu mengembangkan diri melalui
peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi
dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan
berbagai pengetahuan dan keterampilan di luar tugas-tugas kesekretarisan yaitu
:
a. Keterampilan berkomunikasi
b. Kemampuan mencari, menginterprestasikan
dan memanfaatkan informasi
c. Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah
dan mencari solusinya
d. Mampu bekerja sama dalam kelompok
f. Mempunyai komitmen pada tugas
g. Senantiasa bersemangat mengembangkan diri
Pada saat ini peran sekretaris profesional memang menjadi pertanyaan?
dan tanggung
jawab sekretaris profesional juga mendapat sorotan yaitu ketika
posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi
informasi. Berbagai perangkat teknologi informasi, telah menjadi alat bantu
yang efektif bagi para manajer untuk menjadi sekretaris profesional bagi
dirinya sendiri. pendapat ini berasumsi bahwa tugas sekretaris berkisar kepada
tugas-tugas administratif, klerikal, dan resepsionis. Padahal, tugas-tugas
sekretaris telah mengalami evolusi sesuai dengan tuntutan keadaan, posisi
sekretaris justru mengalami job
enlargement dan job enrichment.
Seorang sekretaris profesional dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam
kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang
ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan
peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung. Peran strategis yaitu peran
yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi
organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus
informasi baik ke dalam maupun ke luar. Sedangkan peran teknis, yaitu peran
yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris
sekretaris profesional yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas
dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan
fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka
tugas sekretaris pun akan semakin internsif. Peran pendukung yaitu peran yang
diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang
dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing).
Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan
sekretaris profesional berperan lebih jauh lagi untuk mengatur kalender dan
jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer untuk pertemuan internal
dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor
serta bertindak sebagai travel arranger
pimpinan.
Peran sekretaris profesional bisa menjadi kunci fungsi yang efisien dari
perusahaan, khususnya dalam organisasi dengan staf bergaji kecil atau anggota
staf yang tidak tetap. Berikut adalah beberapa kualitas, keterampilan, dan
pengetahuan yang harus ditunjukkan oleh sekretaris profesional dalam
menjalankan tugasnya
1. Knowledge (Pengetahuan)
a. General Knowledge (pengetahuan umum).
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan yang luas yang dapat
mengangkat nama dari perusahaan. Juga Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan
perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi Misalnya:
1.
Menguasai
dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai
beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta
memiliki pengetahuan ekstra.
2.
Pengetahuan
tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan
personil.
3.
Pengetahuan
tentang korespondensi dan tata kearsipan. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan
perkantoran
b. Special knowledge ( pengetahuan khusus.).
Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan
dengan bidang tugasnya
pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti
hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja
pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha
perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila
perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus
menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
2. Skill
and technic (Keterampilan)
Setiap sekretaris diharuskan memiliki
keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu mengetik surat dan berkorespondensi
c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan
bahasa asing
d. Manpu menggunakan teknologi perkantoran
e. Teknik tata penyimpanan arsip
f. Teknik berkomunikasi dengan telepon
g. Menulis cepat dengan steno
h. Senantiasa meng-upgrade keterampilan yang
dimilikinya dengan perkembangan duniausaha/bisnis
3. Personality.Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi
sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak
tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang
sekretaris yang baik itu.
a. Memiliki kepribadian, penampilan diri yang
menarik dan baik
b. Loyalitas disiplin dan dedikasi yang
tinggi Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian,
kejujuran, memiliki ingatan
yang baik
keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawabKualitas, keterampilan & pengetahuan
keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawabKualitas, keterampilan & pengetahuan
e. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya tidak cepat menyerah
f. Dapat bijaksana terhadap orang lain bisa menjaga image perusahannya
4. Practice
kemampuan
melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, menerima tamu,
menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll.
Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan
sikap yang dilandasi rasa tanggung jawab pada tugas maka mereka
akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada
penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal,
sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan
merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi. Namun apabila seseorang
sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti
ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.
Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh
tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan
dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.
Sekretaris professional yang berorientasi
global
Seorang sekretaris yang berorientasi
global harus Menampilkan Citra
perusahaan karena Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi.
Dikarenakan sekretaris adalah tangan
kanan atasannya, maka sekretaris juga harus menampilkan citra
perusahaan yang baik. Selain itu seorang sekretaris harus
ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik
kepada atsannya saja tapi juga harus baik kepada relasi dan
kawan sekantor. Sebagai tangan kanan dan selalu mendapat kepercayaan dari atasannya, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi
atasannya tersebut. Sekretaris bukan hanya harus pandai
berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa
melakukan pembukuan kantor. Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang
harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu
diminta atasannya untuk bertemu dengan relasi yang berasal
dari luar negeri. Seorang sekretaris setiap harinya
berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk
itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai
bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk
memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua
pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang
pemimpin harus meningkatkan kualitas berkomunikasi dengan meningkatkan
bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga
dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang
sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi. Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
a. Penerima mengerti atau memahami isi pesan
b. Penerima dapat menerima atau menyetujui
isi pesan
c. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi),
sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.
Dalam menghadapi atasannya seorang
sekretaris yang profesional harus mempelajari karakter dari pimpinannya tidak salah dalam bertindak dan mengambil
keputusan. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam
hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra
perusahaan. Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan
presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa
belajar berbicara di depan publik atau
pada saat meeting. Seorang sekretaris profesional harus memiliki karakteristik dimana ia
harus menjadi orang metodis,
dengan mata yang bagus untuk hal detail, pengorganisasi yang baik, dengan
pikiran yang tertib, membawa ke objektivitas ke proses, Segera berurusan dengan korespondensi.
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan
diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan
teknologi. Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti
perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja
semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya
saing yang semakin maju.
Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang
sekretaris adalah sebagai berikut :
a. Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita
bekerja
b.
Pengetahuan akan produk dari
perusahaan
c.
Pengetahuan akan Rekanan bisnis
pimpinan
d.
Pengetahuan akan pesaing dari
perusahaan
Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan
pengetahuan diantaranya adalah :
a. Banyak membaca dan mengikuti perkembangan
dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
b. Banyak mengikuti forum, workshop, seminar,
pelatihan, kursus, diskusi,
c. Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran
kita dalam bentuk tulisan
Disamping kecerdasan intelektual,seorang sekretaris juga perlu memperhatikan kecerdasan logika
dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
a. Meningkatkan profesionalisme kerja dan
lingkungan kerja yang nyaman
b. Mampu menggunakan emosi secara efektif
untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
c.
Memahami emosi orang lain
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan
informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari
berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memilih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin. Sekretaris profesional harus mampu berpikir untuk
mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat
mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus
menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan
kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikan tugasnya secara baik .
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan
memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris
untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap
menyelesaikan tugasnya.
Seorang
sekretaris harus mempunyai kemampuan
dalam mengembangkan
skill Human Relations Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team Tidak boleh
menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada
keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2.
Positif Thinking, Komponen yang positif pada first impression :
1.
Sebut nama lawan bicara Anda
2. Sambut tamu di pintu ruang Anda
3.
Tersenyum ketika berjumpa
dengan tamu
4.
Salam dan mengulurkan tangan
5.
Jangan bicara terlalu pelan / keras
6.
Tunjukkan keramahan kepada
setiap orang
3. Good reminder, Dalam hal ini lebih tertuju kepada
Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
4. Discrete, Tidak mudah membicarakan masalah seseorang
/ perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan
5. Tactful, Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih
kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.
Penutup/SIMPULAN
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan
kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda
perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau
pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang
professional. Kemampuan
dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional
untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan
pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat
penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas
untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif
memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang
sekretaris menjadi semakin penting.
Untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional
harus memiliki kemampuan dan keterampilan seperti :
1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang
harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa
inggris, shorthand dan filling
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi, oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam
individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial,
berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami
pihak- pihak yang berhubungan dengannya
3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor
(PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Selain hal terebut diatas sekretaris yang Profesional secara teknik harus menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi dalam:
a.
Pengambilan keputusan
b.
Kepemimpinan
c.
Kepuasan pelanggan
d.
Kerjasama dan saling percaya
Dalam Fungsinya sebagai sekretaris yang professional, sekretaris dituntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa
pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas .Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris profesional tidak hanya
terbatas pada kelancaran kerja administrasi perusahaan. Lebih dari itu, seorang
sekretaris profesional harus mampu mengkoordinasikan kegiatan
kerja atasannya. Dalam hal ini segala pekerjaan yang berhubungan dengan
komunikasi dan hubungan dengan relasi para eksekutif merupakan kewajiban dari
seorang sekretaris dan menuntut kemampuan yang memadai. Seorang sekretaris yang
profesional sangat berperan dalam pencapaian sasaran perusahaan, sesuai dengan
target yang telah dicanangkan. Untuk itu ia harus juga mengembangkan diri dalam
kemampuan manajerial yang jauh lebih luas daripada keterampilan operasional
REFERENSI/KEPUSTAKAAN
Barnes, Carolyn and Manning, Marilyn. 2003. Menjadi Sekretaris
Profesional, Batam Centre: Bina rupa Aksara.
Daniels, Diane and Barron, Ann.
1995. Sekretaris Profesional Pengakuan dan Keberhasilan, Jakarta: Erlangga.
Ernawati, Ursula. 2004. Pedoman
Lengkap Kesekretarisan, Yogyakarta: Graha Ilmu
Hendarto, M.G. Hartiti dan
Tulusharyono, F.X. 2003. Menjadi Sekretaris Profesional, Jakarta: Lembaga
Manajemen PPM dan Penerbit PPM.
La Rose, 2003. Top Secretary membangun kepribadian dan
keterampilan menjadi sekretaris profesional, Jakarta : Erlangga.
Nuraeni, Nani. 2008. Panduan
menjadi sekretaris profesional. Jakarta : Trans Media Pustaka
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris.
Jakarta: Ghalia Indonesia.
Sedarmayanti.2005. Tugas dan
Pengembangan Sekretaris. Bandung: CV. Mandar Maju.
Sutarto. 1997. Sekretaris dan Tata
Warkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Triwidodo, Titiek dan Kristanto,
Djoko.2004. Jakarta. Pengembangan Kepribadian Sekretaris Gramedia Widiasarana
Indonesia.
)* Penulis adalah dosen Tetap ASM
Ariyanti
Tidak ada komentar:
Posting Komentar